مع تغير عالم التوظيف بشكل لم يسبق له مثيل ، يجد الكثيرون بشكل متزايد أن العمل في أي مكان أنت فيه (واتصال إنترنت موثوق به). في الواقع ، تتخلى العديد من الشركات الصغيرة عن مكاتبها تمامًا. لقد سألنا بعض المالكين الذين تواجدوا هناك ، وفعلنا ذلك ، عن أهم نصائحهم حول جعل العمل عن بُعد بالكامل.
اجعل مكتبك الافتراضي يبدو وكأنه مكتب حقيقي “لقد ساعدت العشرات من الشركات على الانتقال بعيدًا تمامًا ، ونصيحتي الأولى هي تحديد وقت الفريق – في الساعة 11 صباحًا ، وضع الغلاية والتعاون” ، كما يقول إستراتيجي الأنظمة Elle Baldry ، من . “تستخدم الفرق التي تعمل معًا بشكل أفضل مزيجًا من الاتصالات في شكل اجتماعات مجدولة فردية للحصول على المساعدة في المشاريع ، وجهًا لوجه كفريق عبر الإنترنت ، وتطبيقات المراسلة التي تسمح بالتواصل الخاص والمفتوح.
“هذا الأخير يدعم بناء تلك العلاقات التي كانت ستحدث على الغلاية أو على حب مشترك للسوشي. حتى أن بعض الأنشطة التجارية قد ذهبت إلى أبعد من أن يكون لديها دائمًا رابط اجتماع فيديو مفتوح كشكل من أشكال غرفة الموظفين ، لذلك عندما تقوم بصنع الشاي في المنزل ، يمكنك مشاركة إجازتك مع الآخرين. يمكن أن تجمعنا التكنولوجيا معًا ، لكن ثقافة مكان العمل مهمة “.
تتيح غرفة الموظفين الافتراضية للزملاء مشاركة فترات الراحة. تصوير: Westend61 / Getty Images
جهز فريق العمل لديك بشكل صحيح “لقد كنت أنا وفريقي المكون من ثمانية أفراد بعيدًا تمامًا لمدة سبع سنوات حتى الآن ، بعد أن باعنا نشاطًا تجاريًا سابقًا كان قائمًا على المكتب ، لذلك لدينا الكثير من الخبرة في جعل التبديل يعمل” ، كما يقول مارك ويبستر ، أحد المشاركين -مؤسس خبراء تسويق المواقع ومقرها إدنبرة. “على طول الطريق ، ارتكبنا بعض الأخطاء التقليدية التي غالبًا ما ترتكبها الشركات البعيدة ، مثل محاولة إدارة العمل بنفس طريقة إدارة المكتب.
“ما وجدناه هو أن أخذ جزء صغير من تكاليف المكتب المادي ووضعه في البنية التحتية البعيدة يعطي عوائد ضخمة. لكل شخص تفضيلاته الخاصة لإعداد مكتبه في المنزل ، لذلك أوصي بالدفع مقابل أي تقنية معلومات ومعدات مكتبية يريدها فريقك.
“معدات مكالمات الفيديو مهمة أيضًا. اشترِ للجميع كاميرا ويب بدقة 1080 بكسل وسماعة رأس عالية الجودة ومصباح LED. يعد الاتصال السريع والمستقر بالإنترنت أمرًا بالغ الأهمية أيضًا ، لأن أي خسارة في الأداء يمكن أن تؤثر على تدفق مكالمة الفيديو. عندما يكون لديك فريق صغير ، فإن هذه الأشياء لا تكلف الكثير ، ولكن لها تأثير غير متناسب على الإنتاجية “.
كارولين مارشال من Upsource. تصوير: كيرستي ماكنزي
استخدام التطبيقات لتحسين الاتصال ، تقول كارولين مارشال ، من خدمة المساعد الافتراضي: “أطلقت عملي في يوليو 2020 ، وبينما كانت هناك بعض التحديات حول فريقي المكون من 12 شخصًا يعملون عن بُعد ، فإن النموذج يعمل الآن بشكل جيد للغاية”. “شخصيًا ، يمكنك دائمًا الاستيلاء على رئيسك أو زميلك للحصول على إجابة على أسئلتك الملحة ، بينما عن بعد ، عليك إما تنظيم مكالمة تستغرق وقتًا طويلاً أو إرسال بريد إلكتروني ، والذي قد يضيع في صندوق بريد ثقيل.
“هذا هو المكان الذي تدخل فيه تطبيقات إدارة المشاريع والتواصل ، والتي يمكن أن تكون مهمة حقًا لفريقك لإنجاز العمل. توصياتي الثلاثة الأولى هي Slack للبقاء على اتصال وللمحادثات غير المتعلقة بالعمل ، وهي أداة لإدارة المشاريع مثل Trello أو ClickUp لتعيين المهام وتحديد المواعيد النهائية وبرامج تتبع الوقت مثل Toggl أو Clockify ، لضمان استخدامك للساعات التي دفعها العملاء “.
استمر في تحديث الاجتماعات “يعيش فريقنا المكون من سبعة أفراد في جميع أنحاء المملكة المتحدة ، مما يعني أننا أمضينا الكثير من وقتنا على Zoom” ، كما تقول جولي وادل من ديفون. “للحفاظ على تحفيز الموظفين ومشاركتهم ، توصلت إلى بعض الطرق الإبداعية لإضافة مفاجآت ممتعة إلى اجتماعاتنا عبر الإنترنت ، بما في ذلك رسالة فيديو من جيسون مانفورد ، ومحادثة حماسية من السيد موتيفاتور ، وانضمام ماعز إلى أحد أعضاء فريقنا الاجتماعات.
“لقد قمت أيضًا بترتيب مبادلة منتج بعلامة تجارية للحلويات ، حتى أتمكن من منح الفريق مكافأة. أخبرني الفريق أن هذه المفاجآت الصغيرة تبقيهم مستمتعين ومتحمسين ، والعمل عن بُعد يناسب شركتنا حقًا. وهذا يعني أنه يمكن للجميع التحلي بالمرونة ، ويمكننا الاجتماع مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين ، في أي مكان وفي أي وقت “.
ضع في اعتبارك احتياجات فريقك الصحية “لقد ولت الأيام التي احتجت فيها إلى مكتب ذي مظهر احترافي لإثبات قيمتك ، كما أن التحول إلى العمل عن بُعد أتاح فرصًا لأعمالنا وموظفينا” ، كما يقول بيك وودرسون ، المدير الإداري في سوفولك . “ولكن قبل الشروع في العمل ، عليك التفكير في التحديات الجسدية والعقلية التي سيواجهها موظفوك.
“أقوم بعقد اجتماعات Zoom ‘move’ ، حيث أحث الجميع على الوقوف على أقدامهم للحصول على ضخ الدم ، وعقد اجتماعات هاتفية للتمشية مع الكلاب. أكمل الموظفون تقييمات مفصلة للصحة والسلامة ، ونساعدهم في معالجة مشكلات معينة يريدون حلها ، مثل إجهاد الرقبة. لقد قدمت تدريبات شهرية للعافية ، وأشجع بنشاط على جلسة “إحضار ومشاركتها” يوميًا حيث يمكن للناس مناقشة مخاوف العمل والمخاوف الشخصية. نتيجة لكل هذه التدابير ، شهدنا انخفاضًا في مرض الموظفين غير المرتبط بـ Covid “.
لا تتخطى بناء الفريق “لقد استضفنا الكثير من أحداث بناء الفريق الافتراضية لشركات مثل Google و PwC ، حيث يحاولون إيجاد طرق مبتكرة لإبقاء فرقهم متصلة” ، كما تقول هانا بيث كلارك ، المديرة من . “لقد استضفنا كل شيء من جلسات الكوميديا التفاعلية إلى دروس الكوكتيل ونوادي الطهي وقت الغداء.
“التفاعلات حيث تتواصل في أمور أخرى غير العمل ، وخلق مساحة للأشخاص ليكونوا بشرًا أمام بعضهم البعض ، مهمة. من الصعب إعادة إنشائها عندما لا تتفاعل في مكتب ، ولكن يمكنك إنشاء تجربة زائفة من خلال تنظيم أنشطة جماعية مثل الطهي معًا ومشاركة الغداء “.
تأكد من توقف الجميع عن العمل “على الرغم من أنني بدأت العمل من مساحة عمل مشتركة ، إلا أنني تخلت عن ذلك عندما أنجبت ابنتي في عام 2017 ، ومنذ ذلك الحين ، عملت أنا وفريقي عن بُعد للحد من النفقات العامة” ، كما يقول إيموجين تينكلر ، المؤسس المشارك للعلامة التجارية للأغذية الموسمية في كينت. “أعتقد أنه من المهم التعامل مع هذا النمط من العمل بشكل مختلف ، وللتأكد من أن موظفيي يشعرون بالتقدير أثناء كونهم منتجين ، فلدينا بعض القواعد الأساسية المعمول بها.
“أغلق الهاتف عند انتهاء اليوم. نأخذ استراحة طويلة مرة واحدة في الأسبوع للبحث عن الطعام. الطبيعة جيدة لصحتنا العقلية وإنتاجيتنا ، وتفوتك الخروج عندما لا تتنقل إلى مكتب. نحن مرنون تمامًا مع الساعات ، حيث نعلم أن الأشخاص قد يرغبون في أداء مهمة أثناء النهار ، ولا نريدهم أن يراقبوها على مدار الساعة. نعمل جميعًا بشكل أفضل وننجز العمل عندما نتمتع بالثقة كبالغين “.
اجعل العمل عن بُعد لشركتك ، مع حزمة اتصال تمنحك عرض النطاق الترددي للقيام بما تفعله بشكل أفضل. لمعرفة المزيد حول كيف يمكن لـ Volt من Virgin Media و O2 تعزيز قدراتك أنت وعملك بسلاسة ، قم بزيارة