كيف تكتب خطاب إدارة ناجح؟ لغرض الرسالة الإدارية المرسلة ، تتواصل الإدارات رسميًا مع بعضها البعض من خلال رسائل مرسلة من طرف إلى آخر ، ويجب أن يتقن كاتب الرسالة طريقة كتابتها ؛ لذلك ، تعتمد الكتابة على أساسيات ومهارات معينة ، ولهذا سنخصص لك هذه المقالة على موقعنا موقع الحياة مكس لأجل تعلم كيفية كتابة خطاب إداري جاهز.
رسائل إدارية
يتم تعريف الخطابات الإدارية على أنها أحد أنواع خطابات العمل الرسمية. يرتبط أحد أطراف الاتصال الكتابي بوظيفة إدارية واحدة على الأقل تهدف إلى تعزيز وتقوية العلاقات بين الإدارات المختلفة في منظمات الأعمال. تتكون هذه الرسالة عادة من سلسلة من الرسائل. يختلف القرار والمعلومات المقدمة للأشخاص العاملين في مختلف وحدات المؤسسة ومحتوى الرسالة الإدارية حسب السلطة التي يتم إرسال هذه الرسالة إليها. وتجدر الإشارة هنا إلى أن الرسائل الإدارية لها مزايا عديدة مثل:
- تتميز الرسائل الرسمية باختصار الكثير من الوقت والجهد والمسافة بين مواقع الرسل المختلفين.
- الرسائل الإدارية الشاملة.
- تتميز الرسائل الإدارية بهيكلها القانوني ، والذي يمكن لصاحب الحق تقديمه عند الضرورة.
- تتميز الرسائل الإدارية بمحرريها المسؤولين عن إرسالها وكتابتها.
- تتميز الرسائل الإدارية بقدرتها على تطوير علاقات جيدة بين الأطراف المعنية.
أنواع المراسلات الإدارية
هناك العديد من أنواع المراسلات الإدارية مثل:
- خطاب الإدارة الرافض: هو الخطاب الرسمي الذي يقدمه رئيس الإدارة العليا.
- خطاب إداري تصاعدي: خطاب إداري رسمي يرسله مدير بدرجة إدارية أقل.
- خطاب الإدارة الموازي: هو خطاب رسمي يتم إرساله من مدير مستوى إلى رئيس مستوى إداري مماثل لنفس المنصب.
كيفية كتابة خطاب الإدارة
لمعرفة كيفية كتابة خطاب الإدارة ، يجب عليك اتباع كل من الخطوات أدناه لكتابة واعتماد نص أي خطاب إدارة بنجاح:
- كتابة اسم وعنوان المرسل ، رقم تاريخ الرسالة ، موضوع الرسالة ، اسم وعنوان المرسل إليه ، التحية الافتتاحية ، نص الرسالة وأجزاء الرسالة الإدارية الممثلة في مرفقاتها .
- ابدأ بكتابة عنوان الخطاب الإداري ، وهو بداية الرسالة المكتوبة في أعلى الخطاب ، والتي توضح عنوان المؤسسة.
- كتابة رقم الحرف ، المعروف باسم مرجع ، مع إظهار موضوع وترتيب الحرف في كتب المؤسسة.
- اكتب تاريخ الرسالة في الجزء الأيمن من الرسالة ، متبوعًا بالحاجة إلى كتابة اليوم والشهر والسنة جنبًا إلى جنب مع اسم موقع المرسل.
- على الجانب الأيمن من الخطاب ، يجب كتابة اسم وعنوان المرسل إليه باللغة العربية والمكان المقابل باللغة الإنجليزية.
- وكتب التحية الافتتاحية للرسالة الإدارية بكلمات ترحيب وأشهرها السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- اكتب موضوع الرسالة ممثلة ببعض الكلمات الوصفية لموضوع الرسالة.
- كتابة الرسالة الإدارية مع مراعاة الوضوح والإيجاز واستخدام كلمات وعبارات واضحة وبسيطة تمثل الغرض من الموضوع الذي يتم إرسال الرسالة إليه.
- اكتب التحية الختامية مع النص في نهاية خطاب الإدارة.
- اكتب الرسالة وتوقيع مرسل الوظيفة.
- قم بتضمين جميع المرفقات بالرسالة ، مثل المستندات والمرفقات المخصصة لموضوع الرسالة.
- أخيرًا ، اكتب اسم مرسل الرسالة الإدارية وتوقيعه.
نموذج خطاب إداري جاهز
نقدم لكم خطاب إعلان يتم فيه إعداد موضوع طلب الوظيفة على النحو التالي:
بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: 03.26.2020
عزيزي الأستاذ …. سلام وبعد ذلك ..
بما أنني خريج جامعي ، يسعدني أن أقدم هذا الطلب إليك وأود أن أجد وظيفة مناسبة لي في شركتكم الموقرة … .. من ذوي الخبرة …. لدي خبرة في… .. و ……… من إحدى الجامعات. لقد حضرت العديد من الدورات التدريبية ، كل منها ………… .. وقد أرفقت جميع المستندات التي تدعم رسالتي حتى وجدت وظيفة مناسبة لتجربتي.
أسأل الله التوفيق بين رغبتي هذه ، وأقدم احترامي.
اسم المرسل/…. التوقيع………………
نموذج الخطاب الإداري لمدير المدرسة
نقدم أدناه نموذجًا لخطاب إدارة يتم إرساله إلى مدير المدرسة بتنسيق معتمد على النحو التالي:
رسالة طلب ملف إداري
اسم الشركة …
تاريخ …..
إلى المدير العام …………………………
بعد التحية
اسم الشهرة:……………………..
أرغب منكم مساعدتي في توفير الملف الإداري اللازم لموضوع المقال الذي يحمل الرقم المرجعي حيث أنه سيساعد في إنجاز الواجبات المتعلقة بعملي ، وسيعاد الملف إليّ. سيعود إليك بعد الانتهاء من استخدامه.
لدي احترام وإعجاب كبيرين.
اسم الموظف ….
التوقيع…
عينة من رسالة شكوى إدارية
يتم قبول الرسائل الإدارية الخاضعة للشكوى كخطابات رسمية مرسلة من قبل العديد من الأشخاص والموظفين في حالة حدوث أي ضرر أو عائق في بيئة العمل بالمؤسسة ، وفي هذه الحالة يتم إرسال خطاب شكوى إداري. الشكوى على النحو التالي:
خطاب شكوى إدارية
عزيزي المدير
بعيد عن التحية
موضوع الشكوى الإدارية …………………………………….
إنني أحيل هذه الشكوى إليك خلال ساعات العمل الرسمية لمؤسستك (اسم الشخص المشكو منه) بسبب التعويض وسوء السلوك.
نص الشكوى الإدارية: طُلب مني إرسال هذا الخطاب إليكم للأسباب التالية: أولاً ………………………..
ثانيا ……………
الثالث:………….
نهاية نص الشكوى الإدارية: أقدم لكم هذه الملاحظات لتأكيد حقي في تقديم شكوى.
مع أعمق تقديري واحترامي. اسم المرسل. التوقيع.
نموذج طلب صيانة كتاب إداري
في بعض الحالات قد يكون من الضروري كتابة خطاب إداري إلى أحد أقسام المؤسسة من أجل طلب استمرار الخدمات المقدمة من خلال المؤسسة ، ومثال على هذه الرسائل هو:
الى رئيس القسم ………….
أهلا وسهلا
تاريخ ….
الموضوع: الرجاء الاحتفاظ في ………… .. قسم …………………….
دفعني تلبية كل من الأسباب التالية لطلب الرعاية ………………………
بيانات الجهاز للصيانة … نرجو منكم اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان استمرارية العمل داخل هذا القسم.
الرجاء قبول أقصى درجات الاحترام والتقدير
اسم الموظف …
التوقيع ….
نصائح لكتابة خطاب إداري
من المستحسن أن تضع في اعتبارك كل من عناصر التحكم والنصائح التالية لكتابة رسائل المسؤول:
- استخدم كلمات وعبارات واضحة لتسهيل فهم الرسالة.
- يجب أن تكون دقيقًا جدًا عند الكتابة.
- يجب توخي الحذر لتوثيق المعلومات الموثوقة في الرسالة.
- يجب تجنب استخدام الكلمات التي يصعب فهمها.
- يجب الحرص على الاختصار والوصول إلى موضوع الرسالة مباشرة دون إطالة.
- يجب الحرص على استخدام نوع وحجم معين من الورق تكتب عليه الرسائل الإدارية.
- يجب كتابة النصوص الإدارية بالحجم المتوسط وبعيداً عن الأشكال والرسوم قدر الإمكان.
- احرص على ترك مسافة بين فقرات الرسالة لتسهيل عرض فكرة الرسالة.
- يجب تنسيق هوامش الرسائل بشكل صحيح.
- يجب استخدام المظاريف الرسمية في مثل هذه الرسائل.
- تأكد من تضمين العناوين الصحيحة في الرسالة.
- يجب أن يشير مرسل الرسالة الإدارية إلى توفر نسخ أخرى من الرسالة إذا تم إرسال الرسالة إلى أكثر من شخص أو أشخاص.
إلى هنا عزيزي القارئ نكون قد وصلنا لنهاية مقالنا الذي تحدثنا فيه كيفية كتابة رسالة إدارية جاهزة، حيث نتمنى عزيزي أن نكون قدمنا لك كل ما تبحث عنه.